Sunday, February 08, 2009

Facilitation: 讀輔引師課程,提升會議效益

轉載: 東方日報
日期: 2009年2月5日
文: 黎雅麗
圖片只作更清晰表達輔引意義,與原作者無關

「最近公司接到新Project,大家在下午四時開會。」

在一般情況下,會議並無設定時限,事前也沒有就某些流程作出安排,會議成員雖然花了時間出席,但成效卻往往差強人意,所以不少人聽到開會都會感到怕怕,甚至患上「開會恐懼症」。不過,若有輔引師參與其中,負責改善流程,以目標為本,將有助提升會議效益。


會議流程暢順

「日日都要開會,昨天開了兩個多小時,今天又要開會,我仍有很多工作未做。」工作少不免要開會,不少人都會被冗長的會議嚇怕,究竟怎樣才可令會議流程變得暢順?輔引學(Facilitation)可提供最適當流程,達致更快、更容易的成果,相信是管理方面的重要課題。

世界步伐急速,無論個人或組織都需要持續改進,去適應不斷變化的環境。組織的成功有賴眾人的智慧,集思廣益;與個人智慧不同,集體智慧需要通過一個有效的協和過程,才能浮現出來,輔引學能令這個過程事半功倍。輔引師(Facilitator)就是在適當的時機介入過程中,協調參與者的互動,藉此產生協和效應(Synergy effects),令成果大於總輸入,為個人或機構帶來槓桿作用。


新穎管理技巧

輔引學在外國已流行多時,但對香港人來說,卻較為陌生,坊間亦鮮有機構推出相關課程。聖雅各福群會延續教育中心舉辦「協和輔引師資格課程」,適合各階層管理人員、企業東主、人力資源專業人員等報讀。課程設計以實用為主,內容集中於「流程輔引」(Process Facilitation),讓學員掌握必須具備的輔引知識,擁有足夠技術成為機構內部輔引員。

課程分為三部分,包括輔引學基礎、輔引學流程(The Facilitation Process)及自我掌控(Self Mastery)。聖雅各福群會延續教育中心經理劉遠章指出,各大學院的管理課程,並無教授關於輔引學、輔導工作(Coaching)這類知識,但隨金融海嘯觸發的突變事故,管理人有需要學習更多較新穎的管理技巧,以應付問題。他很有信心的說:「輔引學是明日管理人的需要。」


究竟輔引學知識如何應用於工作層面?修畢該課程的學員有以下分享。

從事培訓工作的Harace指出,輔引學以目標為本,對提升會議效益有莫大幫助。舉例說,投票是會議常遇的環節,如果贊成及反對同樣票數,又或者六個人開會,五人棄權,一人投票。遇上這些問題,一般的做法是臨場時見招拆招,甚至浪費更多時間爭議。如果有輔引師參與會議的話,便會於開會前,向參與會議人士商討一些開會規則,如會議需時多久、會議的目的、若不能作出結論便留待下次會議、投票細節等。


不論會議規模的大小,均可選用輔引師以令會議流程變得暢順,至於擔任輔引師的人選,現時較少純粹輔引師的職位,一般於公司內部挑選,如中層員工會議時,便邀請高層管理人兼任輔引師。至於高層開會時,則有可能向外邀請輔引師。在執行職務時,輔引師必須弄清身份,堅守公正嚴明、不偏不倚的態度。


課程資料
課程名稱:協和輔引師資格課程
舉辦院校:聖雅各福群會延續教育中心
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